AUDIT SURVEILANCE ISO 2024 DI BALAI BESAR KEKARANTINAAN KESEHATAN MAKASSAR DALAM MERESPON PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS

Dinamika lingkungan strategis pada tingkat internasional dan nasional, menuntut setiap organisasi termasuk Balai Besar Kekarantinaan Kesehatan (BBKK) Makassar untuk melakukan transformasi manajemen organisasi dan perbaikan secara berkelanjutan sehingga selalu mampu merespon perubahan-perubahan lingkungan stategis yang terjadi. Manajemen Balai Besar Kekarantinaan Kesehatan Makassar perlu ditunjang oleh sebuah sistem manajemen yang dapat melakukan perbaikan secara berkelanjutan, berorientasi pada proses serta menempatkan pelanggan sebagai fokus pelayanannya. Sistem manajemen yang berorientasi pada proses dan fokus pada pelanggan akan menjadikan BBKK Makassar mampu beradaptasi dengan perubahan termasuk tuntutan-tuntutan baru dari stakeholder-nya. Transformasi tata kelola pemerintahan yang sesuai dengan perubahan lingkungan global maupun regional dicirikan dengan adanya komitmen stakeholder terhadap peningkatan mutu, reformasi birokrasi, adanya code of corporate governance (pedoman kerja yang transparan), code of conduct (standard etika) dan jaminan akuntabilitas terhadap publik.

Sesuai Undang-Undang Republik Indonesia nomor 25 tahun 2009 tentang pelayanan publik dan aturan legal formal lainnya yang terkait dengan pelayanan publik yang kemudian ditunjang oleh perangkat keputusan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara, Nomor  Kep/25/M.PAN/2/2004, tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah dan Keputusan Menpan No Kep/26.M.PAN/2/2004 tentang Petunjuk Teknis Transparansi dan Akuntabilitas Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik maka posisi dan peran instansi pemerintah dalam hal ini Balai Besar Kekarantinaan Kesehatan Makassar sangatlah strategis. Sistem tata kelola pemerintahan di BBKK Makassar harus mampu menjawab kebutuhan pelayanan publik yang berkualitas, yang seharusnya tersedia pada setiap unit pelayanan publiknya maupun sistem tata kelola pemerintahan yang mendukung setiap unsur organisasi pemerintahan atau aparatur pemerintah mampu menjalankan fungsinya dan mendorong peningkatan kinerjanya.

International Organization for Standardisation (ISO) adalah badan standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan internasional, berkaitan dengan barang dan jasa. ISO dapat disimpulkan sebagai koordinasi standar kerja internasional, publikasi standar harmonisasi internasional dan promosi pemakaian standar internasional. Selain itu khusus untuk ISO 9001 dapat menjadi suatu jaminan kualitas manajemen institusi yang akan terus berusaha memberikan kepuasan terhadap pelanggan. Kepuasan pelanggan adalah kunci penting bagi setiap institusi. Semakin tinggi tingkat kemajuan suatu masyarakat, maka semakin tinggi pula tuntutan kepuasan pelanggan terhadap institusi tersebut. Setiap institusi harus mampu memenuhi konsistensi layanan jasa yang diberikan. Hal ini membutuhkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) dibutuhkan dalam menangani, mengatur dan mengendalikan mutu produk atau jasa yang akan diberikan kepada pelanggan.

Setiap institusi yang benar-benar ingin memberikan jaminan kepuasan pada pelanggannya membutuhkan Sertifikasi ISO 9001 oleh pihak ketiga. Hal ini merupakan bukti otentik bahwa institusi telah menerapkan SMM sesuai dengan standar internasional secara berkesinambungan dan menjamin konsistensi mutu yang diberikan kepada pelanggannya. Belakangan ini ISO 9001:2015 tidak hanya diterapkan di institusi, akan tetapi sudah banyak yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 di dunia pemerintahan dan pendidikan, terutama yang terkait dengan pelayanan.

ISO 9001:2015 adalah serangkaian standar yang memberikan panduan dan kriteria untuk SMM. Sistem ini meliputi pedoman, prosedur dan instruksi kerja yang menggambarkan proses dalam organisasi. Sertifikasi SMM ISO 9001 akan memberi manfaat antara lain:

1. Kepercayaan pelanggan meningkat

2, Citra dan daya saing institusi meningkat

3. Produktivitas, efisiensi dan efektivitas operasional meningkat sehingga memperkecil pemborosan biaya akibat kegagalan mencapai mutu produk yang ditetapkan

4. Moral karyawan akan meningkat karena sistem kerja yang baik dan konsisten.

Salah satu program strategis yang dapat dilakukan Balai Besar Kekarantinaan Kesehatan Makassar terkait dengan perbaikan tata kelola pemerintahan adalah memfasilitasi setiap bagian/bidang pelayanan publik maupun yang tidak terkait langsung untuk secara bertahap menerapkan sistem manajemen mutu, yang mengacu kepada standar internasional ISO 9001 : 2015. Pilihan menjadikan standard ISO 9001 : 2015 sebagai perangkat sistem manajemen mutu, mengingat standar ini merupakan perangkat yang bersifat sukarela (voluntary base), namun telah ditetapkan oleh organisasi standar internasional (Internatianal Organizationfor Standardization) yang telah diakui lebih dari 143 negara dan 30 organisasi non pemerintah. Standard ISO 9001:2015, merupakan standar sistem manajemen mutu yang bersifat generik, artinya dapat diterapkan oleh berbagai bentuk, tipe dan ukuran organisasi, termasuk organisasi pemerintah.

Pilihan penerapan standard ini juga merupakan perangkat untuk mendorong dan menterjemahkan kebijakan reformasi birokrasi dan kebijakan yang terkait layanan public ke dalam format sistem manajemen mutu yang secara praktis dapat dipahami, diterapkan dan mendapat dukungan pengakuan secara internasional.

Sertifikat ISO 9001:2005 yang diraih oleh Balai Besar kekarantinaan Kesehatan Makassar disertifikasi pada tanggal 31 Mei 2023 dengan nomor sertifikat QMS-368 akan berakhir pada tanggal 22 Februari 2026. Audit surveilans dilakukan setiap tahun oleh lembaga sertifikasi untuk memastikan sistem manajemen klien masih sesuai dengan kriteria audit, memastikan efektifitas tindakan perbaikan atas hasil audit sebelumnya, memastikan kesesuaian penggunaan tanda sertifikasi dan mengidentifikasi peluang  peningkatan sistem manajemen mutu organisasi klien. Lingkup sertifikasi pelayanan pemberian vaksinasi, penerbitan surat keterangan layak terbang / ijin angkut orang sakit, penerbitan dokumen kesehatan kapal dan pemeriksaan kesehatan pelaut (Services of vaccination, issuance of fitness for air travel medical certificate, travel clearance, ship sanitation control certificate (SSCC)/Ship Sanitation Control Exemption Certificate (SSCEC), and certificate of medical examination for sailors). Lokasi audit antara lain kantor induk dan operasional pelayanan kantor induk BBKK Makassar; Wilayah Kerja Bandara Sultan Hasanuddin Makassar di jalan Bandara  Baru Sultan Hasanuddin Makassar dan Wilayah Kerja Pelabuhan Makassar di jalan Hatta No.3 Makassar.

Sebelum dilakukan audit, dilaksaanakan pendampingan audit oleh PT. Inkualiti Sinergi Utama untuk menuntun dan membantu BBKK Makassar dalam proses audit. Kegiatan yang dimulai pada tanggal 04 Maret 2024 meliputi kegiatan pendampingan audit diawali dengan pelatihan internal audit yang selanjutnya dilaksanakan audit internal oleh pegawai BBKK Makassar. Pemutakhiran daftar isu internal dan eksternal, pemutakhiran pemangku yang berkepentingan dan harapan, rekap hasil audit internal dan tinjauan manajemen.

Kepala BBKK Makassar, Agus Jamaludin, SKM, M. Kes dalam sambutannya pada saat membuka acara entry meeting, tanggal 18 Maret 2024 di Aula BBKK Makassar menyampaikan apresiasi kepada tim ISO dan auditor atas penyelenggaraan surveilance ISO tahun 2024. Kegiatan ini dilaksanakan untuk menjawab tuntutan perubahan dan dinamika organisasi yang berkembang dengan pesat. Transformasi di Kementerian Kesehatan harus menjadi bagian juga di UPT Kemenkes termasuk di BBKK Makassar. Saya selalu menyampaikan di beberapa kesempatan agar seluruh pegawai dapat merespon setiap perubahan yang terjadi dan senantiasa membuat inovasi dalam program kegiatan dan layanan publik. Apa yang dilaksanakan dalam sertifikasi ISO tentang manajemen mutu selaras dengan tuntutan perubahan kebijakan dari unit utama atau kebijakan dari Kementerian Kesehatan. Oleh karena itu apa yang menjadi ketidaksesuaian dari hasil audit agar segera diperbaiki dan dibuatkan rencana tindak lanjut, ungkap pak Agus (sapaan akrabnya).

Pelaksanaan audit eksternal oleh lembaga sertifikasi PT. Mutuagung Lestari Tbk dilaksanakan pada tanggal 18 – 21 Maret 2024 dengan tahap audit adalah surveilance 1 pasca resertifikasi. Tipe audit dilaksanakan dengan single site certification dengan  auditor  Setyo Sutadiono (Lead Auditor).

Metode audit dilaksanakan dengan:

1. Wawancara, pengamatan data, verifikasi lapangan, dan metode lain yang diperlukan auditor untuk menilai kesesuaian dan;

2. Sistem uji petik (sampling) sehingga memungkinkan adanya kesesuaian dan ketidaksesuaian yang tidak teramati pada saat audit

Pada saat audit, auditor didampingi oleh kepala BBKK Makassar, para ketua tim kerja, unit Pengendalian Informasi terdokumentasi dan Pengelola Audit Internal. Selain itu para pegawai BBKK Makassar yang menjadi penanggungjawab kegiatan sesuai kriteria audit di masing-masing lokus menjadi sampel audit. Hasil audit akan dibuatkan laporan yang memuat ketidaksesuaian kategori mayor dan ketidaksesuaian kategori minor dan akan diserahkan ke pimpinan puncak untuk ditindaklanjuti.

Audit berjalan dengan lancar selama 4 hari sesuai jadwal. Dan pada acara penutupan tanggal 21 Maret 2024, Setyo menyampaikan bahwa setiap komitmen dinyatakankan selanjutnya diformalkan dan diimplementasikan. Hasil audit menunjukkan bahwa tidak ada temuan ketidaksesuaian kategori minor maupun mayor namun terdapat 14 saran peningkatan dan 3 temuan yang perlu verifikasi kembali.

Kepala BBKK Makassar dalam acara penutupan menyampaikan bahwa audit ISO meningkatkan semangat baru untuk memberikan layanan terbaik kepada masyarakat. Perlu pembinaan secara terus menerus dan berkesinambungan dari ISO untuk menilai upaya peningkatan kegiatan berkelanjutan yang telah dilaksanakan BBKK Makassar. Kita harus membuat lompatan-lompatan yang lebih baik untuk perubahan sejalan dengan kebijakan yang dilaksanakan oleh Kementerian Kesehatan. Apa yang menjadi temuan dari auditor agar segera ditindaklanjuti dan dikomunikasikan dengan baik. Demikian pesan penutup dari Kepala BBKK Makassar. (Nirwan)